Aktindsigt og indsigt i egne personoplysninger

Få indblik i hvordan du søger om aktindsigt i egne personlige oplysninger. 

1: Hvem kan søge om indsigt? 

Alle kan søge om aktindsigt eller indsigt i egne personoplysninger.  

2: Hvad kan man få indsigt i?

Du kan få aktindsigt i afgørelsessager, hvor du er part

Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i sagens dokumenter, men der kan være oplysninger eller dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt.  

Du kan få aktindsigt i sager, du ikke er part i, eller som ikke er afgørelsessager

Du har som udgangspunkt ret til aktindsigt i alle typer af dokumenter og oplysninger hos offentlige myndigheder, men der kan være oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt.  

Du kan få indsigt i de persondata, vi behandler om dig

Som udgangspunkt har du bl.a. ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger der behandles om dig og formålet med behandlingen.

3: Hvad kan man ikke få aktindsigt i? 

Der er forskellige sager, dokumenter og oplysninger der kan være undtaget fra aktindsigt.  

Eksempler på sager, der kan være undtaget
  • Sager om ansættelser og forfremmelser 
  • Andres personsager 
Eksempler på dokumenter, der kan være undtaget
  • Interne dokumenter  
  • Brevveksling med sagkyndige  
  • Oplysninger indsamlet til brug for offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser  
Eksempler på oplysninger, der kan være undtaget
  • Enkeltpersoners private forhold  
  • Det offentliges økonomiske interesser  
  • Forskeres originale idéer m.v.  
  • Oplysninger, der er omfattet af regler om tavshedspligt  

4: Før du søger 

Undersøg, om du selv har adgang til oplysningerne

Er du ansat, studerende eller kursist ved UCN, har du adgang til forskellige oplysninger om dig selv. Det kan eksempelvis være via mitCFU, UMS Selvbetjening eller Canvas.  

Under Data og privatliv på UCN.dk kan du se, hvordan vi behandler dine persondata.  

Afklar, hvad din anmodning drejer sig om

Din anmodning skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige, for at vi kan identificere den sag eller de dokumenter, du ønsker indsigt i, og angive, hvilket tema, sagen eller dokumenterne vedrører. Hvis du har brug for hjælp til at præcisere din anmodning, kan du kontakte os. Se vores kontaktoplysninger længere nede på siden.  

Kontakt os

Hvis du har spørgsmål i forbindelse med din anmodning, er du velkommen til at kontakte os.  

Hvis du har brug for vejledning i forbindelse med din ansøgning, kan du med fordel kontakte os før du udfylder henvendelsesformularen. Vi kan hjælpe dig med at præcisere anmodningen og vejlede dig om rettigheder og lovgivning.   

Hvis du ønsker at anmode om indsigt, skal du sende en mail til ucn@ucn.dk. I henvendelsen bedes du gøre følgende:

  • Angive, hvilken kategori henvendelsen drejer sig om (eksempelvis eksamener, personalesag)
  • Beskrive, hvad du ønsker indsigt i
  • Angive evt. tilknytning til UCN (eksempelvis studerende eller ansat), herunder afdeling, uddannelses- eller kursusområde
  • Skrive dit fulde navn og telefonnummer. 

Hvis du sender følsomme eller fortrolige oplysninger, anbefaler vi at du sender fra din e-boks eller på anden måde sikrer dig at de oplysninger, du sender, bliver sendt sikkert.

5: Behandlingstid 

Når du søger om i aktindsigt eller indsigt i dine personoplysninger, behandler vi din anmodning hurtigst muligt. Hvis anmodningen ikke kan færdigbehandles inden for syv arbejdsdage, vil du blive underrettet og få at vide, hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet.  

6: Sådan behandler vi din anmodning

1. Vi kvitterer for modtagelsen

Du sender en mail til ucn@ucn.dk. Umiddelbart efter, modtager du et automatisk svar som bekræftelse på, at vi har modtaget henvendelsen 

2. Vi kontakter dig

Vi kan kontakte dig for at vejlede dig i forhold til din anmodning.  

Vi kan også kontakte dig, fordi vi har brug for at du præciserer eller afgrænser henvendelsen.  

Hvis der er tale om indsigt i egen persondata eller en sag, du er part i, skal vi bekræfte din identitet for at vurdere, om vi kan give dig indsigt. Hvis vi ikke kan bekræfte din identitet via oplysninger i henvendelsesformularen, kontakter vi dig.  

3. Vi behandler anmodningen og træffer afgørelse

I nogle tilfælde vil du modtage en delafgørelse og/eller dele af materialet før andet, mens vi færdigbehandler anmodningen.  

Hvis du får afslag eller delvist afslag på din anmodning, begrunder vi afslaget.

4. Vi sender afgørelse og evt. materiale til dig

Vi afgørelsen og evt. materiale til dig i en samlet PDF via sikker post som eks. e-boks.  

Kontakt os

Hvis du har spørgsmål i forbindelse med din anmodning, er du velkommen til at kontakte os på ucn@ucn.dk.