Kom ud af det øde rum!

Hvis du afholder møder, undervisning, workshops eller på anden vis er ansvarlig for facilitering og mødeledelse online, er du med garanti stødt på både det øde og det kaotiske rum. Forhåbentlig har du også oplevet at være i det magiske rum


Af Berit Møller, ledelses- og organisationskonsulent, UCN act2learn

Når du oplever det øde rum på en online platform, føler du dig helt alene. Dine deltagere er næsten usynlige på skærmen. Du ser dem blot som små ikoner med initialer nederst på skærmen. De har slukket kamera og mikrofon, og der er helt øde.

Modsat vil du i det kaotiske rum opleve masser af aktivitet og spørgsmål fra dine deltagere. Kommunikationen er ofte præget af frustration over platformen, men dine deltagere er aktive, og du har dem med.

Det magiske rum er der, hvor du oplever en givende dialog og forbindelse med dine deltagere omkring det emne, du skal formidle. Du er fri til at anvende onlinemediet til din formidling. Dine deltagere bidrager, og I tilfører energi til hinanden.

Observationerne af de tre rum har jeg gjort mig igennem det seneste år, hvor jeg har arbejdet med og undervist i, hvordan vi bliver bedre til at afholde online møder og undervisning. Jeg har observeret adfærden hos mine studerende, kunder og kollegaer. Jeg har registreret resultater fra eksamensprojekter, som har haft fokus på Covid-19 og hjemmearbejde, og jeg har sammenholdt mine observationer med artikler, undersøgelser og forskning, der er blevet udarbejdet om emnet.

Med udgangspunkt i min viden får du sidst i denne artikel de 5 vigtigste punkter, du skal være opmærksom på for at lykkes online.

Intetheden i det øde rum

Det øde rum opleves på et eller andet tidspunkt af alle, der har deltaget i online møder, workshops, undervisning el.lign. Det øde rum er dér, hvor vi som mødeleder, mødefacilitator eller underviser, er i en situation, hvor vi ikke har kontakt med dem, der er på den anden side af skærmen. Vi taler ud til intetheden. Det er der, hvor vores deltagere forholder sig helt passivt. Enten bevidst eller ubevidst.

Vi vil automatisk som mødeleder stille os selv spørgsmål som Hvor er mine deltagere? Følger de med? Keder de sig? Kan de ikke forstå det, jeg siger? Eller kan de ikke lide mig?  Ja, tankerne kan faktisk blive rigtig mange, når du afholder et onlinemøde. Det kan gøre et onlinemøde til en dårlig oplevelse og påvirke din motivation, da du let fortolker det øde rum som udslag af ligegyldighed eller modstand fra dine deltagere.

Det øde rum kan også opleves ved fysiske møder, men det er meget mere dominerende på online møder. Forklaringen på forskellen er, at vi på de fysiske møder har en meget tæt kontakt – både verbalt og nonverbalt. Vi kan fysisk se de andre mødedeltagere. De giver os anerkendende nik, små smil og igennem øjenkontakt og kropssprog viser de os, at de er til stede. Vi kan modsat også se, når de ikke er aktivt deltagende, og så kan vi handle på det.

Hvis du oplever det øde rum som mødeleder, facilitator eller underviser, peger pilen på dig selv. Du kan ikke give dine deltagere skylden. Du får nemlig intet givet her, så al aktivitet og dynamik afhænger af din planlægning og evne til at forstå og udnytte onlinemediet. Men bare rolig. Det er en kompetence, der kan læres.

Dopaminmangel

Når vi mødes i det fysiske rum, frigives hormonerne oxytocin og dopamin. Oxytocin påvirker os og gør os empatiske, gavmilde og samarbejdsvillige. Dopamin giver os følelsen af lykke og velvære.

Disse to hormoner ligger i vores belønningssystem i hjernen og bliver naturligt påvirket ved fysiske møder og tætte relationer til andre mennesker. Vi kan aflæse reaktioner mellem mødedeltagerne, mærke den arbejdsmæssige dynamik mellem os, gengælde de smil og anerkendende nik, som kun er rettet mod os selv, og ikke mod ti andre på en skærm.  Vi får et kick af lykkehormoner. Når kommunikationen foregår online, kan vi ende med en mangel på lykkehormoner.

Kommunikation online kan ikke umiddelbart give os den samme lykkefølelse, da skærmen optræder som et ekstra filter. Skærmen kan ikke overføre det følelsesmæssige sprog. Når vi så samtidig ved, at kropssproget er en væsentlig faktor i vores kommunikation, bliver skærmen endnu mere begrænsende. Hele 55% at vores kommunikation opfattes af modparten ud fra vores nonverbale kropssprog, 38% gennem vores tonefald og kun 7% gennem det talte ord.  Vi har således vanskeligt ved at mærke dem på den anden side, og så oplever vi det øde rum.


Anerkend kaos

Modsat tavsheden i det øde rum, oplever vi i det kaotiske rum, at deltagerne enten ikke forstår, hvad vi siger, eller at de er udfordrede - oftest på grund af teknikken.

Når vi flytter konteksten fra et fysisk lokale til et online medie som fx Microsoft Teams eller Zoom er det ofte den tekniske del, som giver problemer. Udfordringer, der handler om forståelse af budskabet, findes både i det fysiske og online rum. De har intet med mediet at gøre, men handler derimod om vores evne til at præsentere og formidle. Løsninger på formidlingsmæssige udfordringer kommer jeg ikke ind på i denne artikel.

På et online møde kan vi opleve kaos eller frustration fra deltagerne. Den type af reaktioner har ofte deres udgangspunkt i en kognitiv modstand, som kan forklares ud fra vores egen eller deltagerens manglende forståelse af det online medies tekniske side.

Det kaotiske rum følger ofte i kølvandet af innovation og forandringer; i forandringen fra det fysiske rum til det online rum. Det møde, vi kender, er blevet disrupted, og et nyt paradigme inden for online møder ændrer på det, vi kender.

IT-udbyderne arbejder på højtryk for at finde det bedste tekniske design. Udviklingsperioden betegnes som gæringsperiode, fordi det bobler med nye ideer, men ingen af dem er endnu helt fastlagte. Vi går fra ét dominerende design, som vi kender og er trygge ved, og bevæger os mod et nyt dominerende design, som først skal lande og stadfæstes. Et design, som vi derfor er utrygge ved. Vi skal både som mødeleder, facilitator, underviser og deltager omstille os til det nye design og det nye paradigme.

Flere forskningsresultater på området viser, at tryghed er vigtig for deltagerne. Den tryghed kan du som mødeleder og -facilitator give dine deltagere ved at være teknisk opdateret, kende dit medie og være anerkendende i din tilgang til deltagerens frustration.

”Jeg kan ikke dele min fil”, ”jeg kan ikke slå lyd til”, ” min skærm fryser fast” er alle udtalelser, som du sikkert har hørt, når du har afholdt eller deltaget i et online møde. Vi skal være glade for sådanne udtalelser, da de viser, at deltageren gerne vil finde en løsning. Hvis vi trækker en parallel til salgsforskningen og reklamationer, viser undersøgelser, at højst 10% af kunderne klager. Resten giver op og finder et andet sted hen. Måske kan vi overføre det til det kaotiske rum? Vi skal være glade for at få muligheden for at komme i dialog med deltagerne og hjælpe dem med at løse deres problemer.

Udfordringerne kan være både ganske banale eller teknisk udfordrende. Men de er vigtige at sætte fokus på. Det kræver noget af dig som mødeleder og -facilitator, da du skal have indsigt i de tekniske funktioner, som bruges online. Jeg ser desværre alt for mange mødeledere, som slet ikke har forberedt sig til det nye online medie. De prøver stadig at holde møder med det gamle paradigmes regelsæt i det nye paradigmes format. Og det går ofte meget galt, simpelthen fordi mødeleder eller facilitator ikke er forberedt på det online medie. De tror, at man kan konvertere det fysiske rum til onlinemediet ”en til en”. Det kan man ikke.

Bliv det gode eksempel

Vi bliver som mødeleder og facilitator nødt til at være et skridt foran og være eksemplariske i at anvende mediet. Både ved selv at vise, at vi har styr på teknikken, da det automatisk giver deltagerne tryghed, men også ved at være lydhøre overfor deltagerne, som oplever kaos. Måske kan vi ikke hjælpe? Måske skal vi ikke hjælpe? Men vi skal være anerkendende og forstående og sætte os ind i deres situation ved at lytte.

Der går ikke længe, inden vi er trygge i det nye paradigme, men indtil da må vi acceptere, at deltagernes forudsætninger er forskellige. Det skal vi udvise forståelse for ved at imødekomme deres frustration. Hvis vi ignorerer frustrationen, ender deltageren i det øde rum. Modstanden vil så gå fra kognitiv modstand – ”Jeg kan ikke forstå det”, til emotionel modstand – ”Jeg gider det ikke”. Den situation ønsker vi ikke. Så længe deltageren er i det kaotiske rum, kan du fastholde kontakten og kommunikationen. Ender dine deltagere først i det øde rum, kan de som være meget svære at få på banen igen.

De 5 vigtigste områder du skal mestre

Hvis du vil have succes online, er det oplagt, at du styrker dine kompetencer, så du forstår onlinemediet og frit kan manøvrere på det. Husk, at selvom du har kørekort til en bil, så er det ikke ensbetydende med, at du kan manøvrere en mejetærsker. Og det samme gør sig gældende med fysiske møder i forhold til online møder. Noget er fælles, men meget skal manøvreres forskelligt. Og det kan selvfølgelig læres.

Nedenstående fem områder er især vigtige for din succes:

1. Forstå din online aktivitet

Nogle møder og læringsaktiviteter fungerer rigtig godt til onlinemediet, og andre gør ikke. Så for at få succes online, er det vigtigt, at du forstår konteksten og formålet med din aktivitet og de muligheder og begrænsninger, du vil opleve ved at afholde denne online.

2. Lær teknikken at kende

Lær dit nye medie at kende, så du er teknisk stærk. Det er anderledes, end det du kender. Forstå det og accepter det. Når du er stærk teknisk, kan du lettere udnytte forskellige faciliteringsgreb, og dine deltagere får større tillid til dig. Lær få, gode faciliteringsapps og -teknikker at kende - og bliv superbruger i dem.

3. Bliv stærk i læringsaktiviteter og facilitering

Når du arbejder online, er det endnu mere vigtigt, at du ved, hvordan du bruger målrettede læringsaktiviteter og faciliteringsgreb, som har til formål at støtte og fremme en bestemt læring eller frembringe en bestemt reaktion hos dine deltagere.

4. Forbered en (strammere) struktur og plan

Forbered dine aktiviteter på forhånd igennem en drejebog, som anviser både de tekniske og konkrete læringsaktiviteter og faciliteringsgreb, som du vil bruge igennem onlinemediet. Overvej hvordan du vil styre væk fra det øde eller kaotiske rum, og hav på forhånd forberedt de konkrete aktiviteter, du vil tage i anvendelse for at imødegå dette.

5. Find din egen stil

Din egen stil i mediet er vigtigt. Hvad passer for dig? Bliv fortrolig med dit medie og forstå dig selv som kommunikator. Find ud af hvad der er naturligt for dig, når du er online. Også indenfor online er der mange variationer af gode møder og undervisning. Brug derfor tid på at finde din egne metoder og din egen stil.

Kom på uddannelse

Hos UCN act2learn har vi lige nu travlt med at afholde kurser og uddanne i brugen af onlinemediet.

Vi mærker et stort behov fra vores kunder, som kommer her til os for at blive styrket i at afholde onlinemøder, undervisning, samtaler m.v.

Hvis du vil vide mere om muligheder for efteruddannelse inden for brug af onlinemediet, er du meget velkommen til at kontakte ledelses- og organisationskonsulent Berit Møller - se kontaktinformation nederst på denne side.

Kilder og inspiration

  • Coronakrisen, arbejdslivet og den mentale sundhed. Af Thomas Bredgaard. Center for Arbejdsmarkedsforskning AAU (2020)
  • Creating a context for transformational learning through Microsoft Teams. Af Louise Brøns Kringelum. Aalborg University Business School (2020)
  • Jeg holder af hverdagens fysiske møder – mest af alt holder jeg af de fysiske møder. Pernille Erichsen, Chef for Ledelse og Virksomhedsudvikling Dansk Industri. Bragt i Børsen 29/4 2020.
  • Introduktion til Forandring Uden Hovedbrud™. Rick Maurer. Publiceret af: Maurer and Associates. (2014)
  • Virtuel ledelse under coronakrisen - nye krav til ledelse. Af Steen E. Navrbjerg & Dana Minbaeva. Innovationsfondens COVID-19 bevilling (2021)
  • Nonverbal Overload: A Theoretical Argument for the Causes of Zoom Fatigue. By Jeremy N. Bailenson. Technology, Mind and Behavior. (Volume 2/2021)
  • What It Takes to Run a Great Virtual Meeting. By Bob Frisch and Cary Greene   Harvard Business Review (2020)
  • Get closer via remote video: Tips for your virtual presence: Meetings, workshops, teaching. By Mie Femø Nielsen og Thomas Toft. Københavns Universitet. (2020)
  • What are the effects of working away from the workplace compared to using technology while being at the workplace? Assessing work context and personal context in a global virtual setting. By Martha Jackowska & Jacob Lauring. Institut for Virksomhedsledelse, Aarhus BSS in Journal of International Management (2020)
  • Undervisning uden kroppe. Af Mathilde Weirsøe. Asterix (December 2020)
  • Leading Successful Online Meetings. Mette Ullersted. (2001)

Vil du vide mere?

Berit Møller
Ledelses- og organisationskonsulent

72 69 17 56
bmo@UCNact2learn.dk

Ledelse og Organisation