Behandling af personoplysninger om studerende og kursister

Få indblik i hvordan UCN behandler personoplysninger om studerende og kursister

Efter persondataforordningens (forordning (EU) 2016/679 (GDPR)) artikel 13 og 14 skal UCN give dig som studerende en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

De oplysninger vi skal give dig, er følgende:

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  • At kunne optage dig som studerende eller kursist
  • At kunne tilbyde dig studievejledning forud og under et eventuelt studie
  • At kunne behandle en eventuel ansøgning fra dig om orlov, dispensationer, specialpædagogisk støtte eller lignende.
  • At kunne indstille dig til, administrere og dokumentere prøver
  • At kunne administrere dit praktikforløb
  • At kunne administrere dit eventuelle studieophold i udlandet
  • At kunne sikre administration og vejledning i forbindelse med SU eller anden økonomisk støtte
  • At kunne opkræve evt. betaling for dit forløb
  • At kunne udarbejde statistikker og opgørelser til internt brug, andre offentlige myndigheder og Danmarks Statistik
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om kontraktsforhold

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c om retlige forpligtelse – herunder:

  • Professionshøjskoleloven (kapitel 2) med tilhørende bekendtgørelser
  • Lov om erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser (kapitel 1,2,3, og 6) med tilhørende bekendtgørelser
  • Adgangsbekendtgørelsen
  • Eksamensbekendtgørelsen
  • SU-loven med tilhørende bekendtgørelser
  • Lov om åben uddannelser med tilhørende bekendtgørelser
  • Lov om videregående uddannelse (videreuddannelsessystemet) for voksne
  • SPS-lov og tilhørende bekendtgørelse
  • Studieordninger og andre UCN fastsatte regler
Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Dine stamdata (herunder cpr.nr.). Dette er fx dit navn, adresse, alder, køn og kontaktoplysninger
     
  • Studieoplysninger (herunder ansøgningsoplysninger, generelle studieforløbsoplysninger, praktikoplysninger, evt. orlovsoplysninger, evt. oplysninger om studieophold i udlandet og eksamensoplysninger).

De fleste af disse oplysninger er som udgangspunkt almindelige personoplysninger, men der forekommer også fortrolige eller følsomme oplysninger, hvis nødvendigt (særligt hvor du deler dine helbredsoplysninger med os for at få vejledning og støtte til gavn for dit uddannelsesforløb).

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

  • Den Koordinerede Tilmelding
  • Uddannelses- og Forskningsministeriet
  • Danmarks Statistik
  • Modtagere som du giver samtykke til at vi må videregive til
  • Kommunale eller statslige myndigheder f.eks. som led i at de betaler for din uddannelse
  • Organisationer eller virksomheder der helt eller delvist betaler for din uddannelse
  • Andre Professionshøjskoler eller Erhvervsakademier i tilfælde af overflytning
Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale institutioner

UCN har samarbejdsaftaler; herunder aftaler om at studerende kan gennemføre et studie- og/eller praktikophold ved eller i tilknytning til et universitet i udlandet. UCN har også aftaler med uddannelsesinstitutioner uden for EU/EØS. I forbindelse med studie – og eller praktikophold kan der være behov for at overføre personoplysninger til tredjelande for at opholdet kan gennemføres.

Du vil modtage uddybende information omkring overførelse af oplysninger til tredjelande i forbindelse med en evt. ansøgning om studie- og praktikophold i lande udenfor EU/EØS.

Hvor dine personoplysninger stammer fra

Dine personoplysninger stammer bl.a. fra din ansøgning om optagelse, registreringer af dit studieforløb; herunder praktikforløb, oplysninger du giver i forbindelse med ansøgning om orlov, dispensationer o.lign., cpr-registret, andre Erhvervsakademier og Professionshøjskoler i tilfælde af overflytning og lignende.

Opbevaring af dine personoplysninger

Dine oplysninger er bl.a. registreret i en række digitale løsninger, hvor UCN har en afleveringspligt til Rigsarkivet. De løsninger, hvor UCN har en afleveringspligt er f.eks. det studieadministrative system (alle de stamoplysninger og registreringer vedr. dit studieforløb) og det elektroniske journaliserings- og sagsbehandlingssystem (oplysninger i forbindelse sagsbehandling i dit studieforløb). UCN afleverer typisk data fra de digitale systemer hvert 5. år.

Dog er UCN forpligtiget til at opbevare oplysninger, der er nødvendige for at kunne udstede eksamensbeviser i 30 år.

Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår her på siden.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage

Du er altid velkommen til at klage til UCN. Skriv direkte til ucn@ucn.dk eller ved telefonisk henvendelse til 72 69 00 00.

Derudover har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

KONTAKT UCN's databeskyttelsesrådgiver

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, Jonas Holdensen, på nedenstående mail og telefonnummer.

Ved kontakt via brev skal du skrive til: Att. DPO, Jonas Holdensen, Selma Lagerløfs Vej 2, 9220 Aalborg Øst.

Kontakt

Jonas Holdensen
Data Protection Officer

Tlf. 72 69 02 67
joho@ucn.dk